Sẵn sàng triển khai nhiệm vụ lĩnh vực hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi

Trung tâm phục vụ Hành chính công xã Vân Đình vận hành thử nghiệm mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Ảnh: Sơn Tùng

Để thực hiện nhiệm vụ lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi, chứng thực khi tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp, UBND TP đã có Văn bản số 3551/UBND-NC. Về lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi, UBND TP giao Trung tâm Phục vụ hành chính công TP điều chỉnh Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) của TP kết nối, chia sẻ dữ liệu với Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cổng Dịch vụ công quốc gia theo danh mục, tên gọi của đơn vị hành chính cấp xã mới để đảm bảo việc nộp, tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến của người dân không bị gián đoạn khi các đơn vị hành chính mới chính thức đi vào hoạt động.

UBND cấp huyện kiểm tra, rà soát, thống kê sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi đang lưu giữ (toàn bộ sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi từ thời điểm sẽ chấm dứt hoạt động trở về trước) gửi Sở Tư pháp để tổng hợp. Đồng thời, có trách nhiệm bàn giao để lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài cho UBND cấp xã (mới) nơi đặt trụ sở của UBND quận/huyện/thị xã trước đây để kịp thời giải quyết TTHC về hộ tịch cho người dân.

Đối với sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi của UBND cấp xã chuyển lưu tại cấp huyện theo quy định pháp luật hộ tịch trước đây: UBND cấp huyện chuyển giao Trung tâm lưu trữ lịch sử TP (Sở Nội vụ) để lưu trữ theo quy định.

Tại UBND cấp xã, UBND TP yêu cầu việc lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng sổ, hồ sơ hộ tịch, nuôi con nuôi; khoá sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi đang sử dụng vào 17h00 ngày 30/6/2025. Ngày 1/7/2025, UBND cấp xã (mới) mở sổ đăng ký hộ tịch, sổ nuôi con nuôi mới, quyển số 01, ghi số thứ tự đăng ký từ số 01.

Các UBND cấp xã được sáp nhập thống kê, sắp xếp và bàn giao toàn bộ sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch cho đại diện UBND cấp xã (mới) để lưu trữ, khai thác, sử dụng. Trường hợp tách diện tích và nhân khẩu của một đơn vị hành chính cấp xã ra làm nhiều phần để sáp nhập vào các đơn vị hành chính cấp xã khác nhau (các đơn vị mới): UBND xã được tách thống kê, sắp xếp toàn bộ sổ, hồ sơ đăng ký để bàn giao, lưu trữ tại 1 đơn vị mới có phần lớn diện tích, nhân khẩu của xã cũ nhập vào.

Đơn vị nhận bàn giao sổ, hồ sơ đăng ký có trách nhiệm: sao (chứng thực), chuyển mỗi đơn vị mới 1 bản giấy hoặc điện tử (dạng PDF) sổ đăng ký hộ tịch, sổ nuôi con nuôi để lưu, sử dụng làm căn cứ cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy chứng nhận nuôi con nuôi trong nước từ sổ đăng ký tại đơn vị được tách trước đây và giải quyết TTHC.

Về việc xác minh tình trạng hôn nhân: khi nhận được yêu cầu/đề nghị xác minh tình trạng hôn nhân trong trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại đơn vị hành chính cấp xã trước đây, đơn vị nhận bàn giao sổ hộ tịch có trách nhiệm trả lời việc xác minh tình trạng hôn nhân.

Việc bàn giao sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi: sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi từ năm 2024 trở về trước, đã thực hiện bàn giao xong trước ngày 20/6/2025; sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi năm 2025, thực hiện bàn giao vào 17h ngày 30/6/2025.

Việc giao, nhận sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi phải được lập thành biên bản; trong biên bản cần thống kê lập danh mục chi tiết các sổ, hồ sơ tài liệu...; biên bản giao nhận phải được lưu giữ 1 bản tại bên giao, lưu giữ 1 bản tại bên nhận và gửi Sở Tư pháp (Phòng Hành chính tư pháp) 1 bản để phục vụ công tác quản lý. Bên nhận có trách nhiệm quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng và công khai thông tin cơ quan tiếp nhận sổ, hồ sơ hộ tịch, nuôi con nuôi để người dân biết, liên hệ thực hiện TTHC khi có nhu cầu.

Đối với lĩnh vực chứng thực, TP lưu ý Phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện bàn giao hồ sơ, sổ chứng thực, giấy tờ và văn bản đã chứng thực từ năm 2024 trở về trước do Phòng Tư pháp đang lưu trữ cho đại diện UBND cấp xã (mới) nơi đặt trụ sở cũ của UBND quận, huyện, thị xã trước đây. Đối với hồ sơ, sổ chứng thực, giấy tờ và văn bản chứng thực năm 2025 do Phòng Tư pháp đang lưu trữ bàn giao cho đại diện UBND cấp xã (mới) nơi đặt trụ sở cũ của UBND quận, huyện, thị xã trước đây.

	Những điểm mới khi đăng ký kết hôn và đăng ký khai sinh cho trẻ
	Đơn giản hóa thủ tục đăng ký hộ tịch